В этой статье расскажем о том, что такое электронный документооборот, как работает такая система и какие плюсы и минусы она имеет. Если вы до сих пор сомневаетесь, стоит ли переходить на электронный документооборот и не уверены, есть ли вообще в этом какой-то смысл, тогда устраивайтесь поудобнее и внимательно запоминайте данную информацию.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами по телекоммуникационным каналам связи (ТКС) оператора ЭДО.
По сути, электронный документооборот осуществляется точно также, как обмен электронными письмами с помощью онлайн-почты.
Как происходит электронный документооборот?
- В первую очередь отправитель создает документ на своем компьютере, подписывает его электронной подписью, а затем направляет контрагенту через специальную программу.
- Далее контрагент получает документ на свой компьютер уже спустя пару секунд. Теперь он должен решить: подписать документ или отказать в подписи. Отправитель всегда может видеть актуальный статус документа: «Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи».
- Как только документ будет подписан, и даже если в подписи откажут, документооборот считается завершенным.
Специальные программы для электронного документооборота
Специальные программы, посредством которых можно совершать электронный документооборот, обычно похожи на ящики электронной почты, где есть папки «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удаленные». При использовании программ у пользователей не возникает проблем, так как они довольно просты и удобны.
Одними из самых популярных программ для документооборота считаются:
- Directum;
- Elma;
- Docsvision;
- «Дело»;
- «Тезис».
Важно! Документы передаются через программу оператора ЭДО.
Оператор ЭДО — компания, которая предоставляет услуги обмена электронными документами для других компаний.
Консалтинговая группа Консалт-Сервис — consult-serv.ru
Поможем открыть ООО или ИП и возьмем на себя бухгалтерское сопровождение!
Связаться с нами можно по номеру телефона: +7 (495) 255-59-51 или направив соответствующее обращение на почту: info@consult-serv.ru.
