Как навести порядок в документах?

Как навести порядок в документах?

Успешный бизнес начинается с пунктуального, аккуратного и коммуникабельного учредителя.

Такой человек должен владеть определенными навыками и сохранять свое рабочее место в порядке.

Учеными доказано, что чистый, убранный рабочий стол способствует более эффективной и качественной работе.

В этой статье мы рассмотрим некоторые способы, которые помогут разобраться в документах, привести их в порядок и разложить так, чтобы они были всегда в доступе, но не путались и не мешались друг с другом.

В первую очередь необходимо определиться с местом для хранения официальной документации. Не стоит захламлять рабочий стол или раскидывать документы по разным полочкам, чтобы потом впопыхах искать необходимые.

Хаос начинается тогда, когда для того, чтобы найти одну вещь, Вам необходимо перебрать еще миллион остальных. Не создавайте огромные кипы бумаги и не пихайте все в шкаф, в который уже ничего не помещается.

В первую очередь выберите для себя удобное время на уборку и разбор документации. Не пытайтесь сделать это в один день. Дайте себе несколько дней, и тогда уборка не успеет наскучить, и Вы не бросите дело, только его начав.

Следующий шаг — поход в магазин с канцелярией. Вам понадобятся:

— Прозрачные файлы, в которых Вы будете хранить документы;

— Папки и разноцветные файлы;

— Степлер для бумаги, металлические скрепки, ножницы и клей;

— Стикеры;

— Влажные салфетки и тряпки для пыли, а также чистящее средство.

Теперь, когда у Вас есть все, чтобы навести порядок в документах, составляем список того, что Вам необходимо разложить по разным папкам.

Каждую папку пометьте специальным стикером, в котором будет указано, какие документы будут находиться именно здесь.

Все чеки и дополняющие бумаги прикрепите к остальным с помощью степлера и скрепок. Так они точно не потеряются, и Вам не придется искать их по мусоркам.

Не стоит сразу складывать листы в файлы и закреплять в папку. Для начала просто отложите их в сторону. В процессе разбора могут появиться дополнительные папки или, например, Вы решите соединить две папки в одну.

Только тогда, когда у Вас появится четкое понимание количества папок и нужных документов в них, надевайте каждый лист в файл.

Также очень важно распределить сами папки в нужном порядке. Мы советуем использовать алфавитный режим. То есть, на каждую папочку прикрепляется небольшая бумажка с пометкой о том, на какую букву начинается название документов, закрепленных за ней.

Теперь Вам не придется тратить уйму времени на поиск необходимых документов — они всегда под рукой, в порядке и чистоте. Работать в таком режиме одно удовольствие, уж поверьте!

Заказать звонок

Заказать услугу