Согласно статистическим данным, ежегодно в мире тратится более ста пятнадцати миллиардов листов бумаги. Сотрудники компаний нечасто задумываются о стоимости печати, и поэтому зачастую пренебрегают правилами и используют принтер и рабочую бумагу на собственные нужды, печатая по десять экземпляров ксерокопий своих паспортов или иных документов.
Снова обращаясь к статистике, стоимость печати одной страницы рассчитывается в пять рублей. Даже самые небольшие организации тратят на печать бумаги в год около двухсот-трехсот тысяч рублей.
В период кризиса, когда компании стараются урезать бюджет и действуют очень экономно, необходимо обратить внимание и на то, какие суммы уходят на печать. В этой статье расскажем о самых эффективных способах снижения затрат на печать.
Контроль за печатью документов
Конечно, можно обойтись беседой с целью экономии, попросив своих сотрудников не использовать принтер для печати личной документации. Можно также ввести ответственность за нарушение данного правила.
Впрочем, есть способ, который позволит контролировать каждого сотрудника и то количество печати, которое он производит. Для этого необходимо посредством специальной программы настроить аутентификацию на печатающих устройствах — по логину и паролю, PIN-коду или с помощью пластиковой карты — офисного пропуска.
Ограничения для части сотрудников
Вряд ли все сотрудники компании поголовно в рамках выполнения своих трудовых обязанностей должны печатать документы. С помощью специальных программ, по типу той, которая вводит контроль за печатью документов со стороны руководства, можно также ограничивать определенные категории работников, запретив им, к примеру, цветную печать.
Недавно американская компания Nuance Communications провела исследование, результаты которого показали, что около сорока процентов цветных документов могли бы быть распечатаны в черно-белом цвете, за счет чего компании могли бы почти вдвое сократить расходы на краски.
С помощью специальных программ можно устанавливать форматы для печати, которые необходимы компании.
Увеличение прибыльности компании
Рутинная работа, вроде печатания документов, занимает огромное количество времени у сотрудников компаний, что снижает прибыль и эффективность выполняемой работы. С помощью специальных программ сотрудники, которые занимают высшие должности, и от которых зависит прибыльность, могут делегировать задачи по распечатке документов ассистентам и помощникам.
Консалтинговая группа Консалт-Сервис — consult-serv.ru.
Поможем открыть ООО или ИП и возьмем на себя бухгалтерское сопровождение!
